ビジネスホンの選び方｜従業員数と使い方から考える電話システム

1「家庭用の電話」では足りなくなるとき

従業員が数名のうちは、一般的な電話機でも、業務をこなせるかもしれません。しかし、従業員が増え、電話の本数が増えてくると、保留や、転送、内線といった機能が、必要になってきます。

そこで検討されるのが、ビジネスホンです。複数の電話機を連携させて、効率よく電話を受けたり、かけたりできる、オフィス向けの電話システムです。

本記事では、ビジネスホンの基本的な仕組みと、従業員数や使い方に応じた選び方、導入時の確認ポイントを、特定のメーカーや事業者に偏らない一般的な観点から整理します。

2ビジネスホンとは何か

2.1主装置と電話機で構成される

ビジネスホンは、電話の発着信を制御する主装置と、各席に置かれる電話機で構成されます。主装置が、外線と内線を取りまとめることで、複数の電話機を、連携させて使うことができます。

2.2一般的な電話機との違い

一般的な電話機は、一台ずつが独立しています。ビジネスホンは、外線の着信を、複数の電話機で受けたり、内線で社員同士が通話したり、受けた電話を他の人に転送したりできる点が、大きく異なります。

3ビジネスホンの主な機能

3.1保留、転送、内線通話

電話を一時的に待たせる保留、担当者に回す転送、社内同士で話す内線は、基本的な機能です。取引先からの電話を、担当者へスムーズにつなげられることは、業務の質に直結します。

3.2不在時の着信への対応

席を外している人の電話を、他の人が代わりに受ける機能や、留守番電話の機能もあります。誰も電話に出られない状況を減らすことで、機会損失を防ぎやすくなります。

4従業員数と外線数から考える

4.1必要な電話機の台数を見積もる

電話を使う従業員の数を数え、必要な電話機の台数を見積もります。将来の増員も見込んで、拡張のしやすさを確認しておくと、後から機器を入れ替える手間を、減らせます。

4.2同時に使う外線の数を考える

外線は、同時に通話できる数が限られています。電話が集中する時間帯でも、つながりにくくならないよう、必要な外線の数を、通話の頻度から考えましょう。

5導入の形態を比べる

5.1新品と中古

ビジネスホンには、新品のほか、中古品を選ぶ方法もあります。中古は、導入費用を抑えやすい一方で、機種の選択肢や、保証の内容、将来の部品の供給などを、確認しておく必要があります。

5.2購入、リース、レンタル

導入の方法には、購入、リース、レンタルなどがあります。初期費用を抑えたいのか、長く使い続けたいのかによって、適した形態は異なるため、総額と期間で、比較しましょう。

6回線との相性を確認する

6.1接続できる回線の種類

ビジネスホンの主装置が、どの種類の電話回線に対応しているかを、確認します。アナログ回線や、光電話などの、IP電話に対応しているかどうかで、選べる機種や、必要な設定が変わります。

6.2回線の切り替えにあわせた見直し

インターネット回線や、電話回線を切り替える際は、ビジネスホンが、そのまま使えるかどうかも、あわせて確認する必要があります。古い機種は、新しい回線に対応していない場合があります。

7設置と設定、運用の負担

7.1工事と初期設定が必要

ビジネスホンの導入には、配線の工事や、主装置の設定が必要です。内線番号の割り当てや、転送の設定などを、専門の業者に依頼することが、一般的です。

7.2導入後の設定変更や保守

従業員の入れ替わりや、席の移動のたびに、設定の変更が必要になります。設定の変更や、故障時の対応を、誰が、どのように行うのかを、あらかじめ決めておきましょう。

8スマートフォンとの連携という選択肢

8.1外出先でも会社の番号で通話する

最近は、スマートフォンを、会社の電話システムの一部として使える仕組みもあります。外出先や、在宅勤務でも、会社の番号で発着信できるため、柔軟な働き方に対応しやすくなります。

8.2導入前に確認したい点

スマートフォンを連携させる場合は、通話の品質や、通信量、利用できる機能を、確認しておきます。社員の私物の端末を使う場合は、費用負担や、情報管理のルールも、あらかじめ決めておくことが大切です。

9導入にかかる費用を考える視点

9.1初期費用と月額費用を分けて確認する

ビジネスホンの費用には、機器の購入費や、工事費などの初期費用と、リース料や保守料などの月額費用があります。どちらにどのくらいかかるのかを、分けて確認しておくと、予算を立てやすくなります。

9.2数年間の総額で比べる

導入の形態によって、初期費用と月額費用のバランスは異なります。使い続ける期間を想定して、数年間の総額で比べることで、自社にとって負担の少ない方法を、選びやすくなります。

10まとめ｜「いま」と「これから」の両方から選ぶ

ビジネスホンは、保留や転送、内線などの機能で、オフィスの電話業務を効率化する仕組みです。従業員数と外線数、導入の形態、回線との相性、設定や保守の体制を、確認して選びましょう。

今の使い方だけでなく、将来の増員や、働き方の変化も見据えることで、長く使える電話環境が整います。専門の業者にも相談しながら、自社に合った電話システムを検討してみてください。