複合機とネットワーク｜FAX・スキャン・ペーパーレス化の基本

1複合機は、オフィスの「見えないインフラ」

コピー、プリント、スキャン、FAXといった機能を、一台にまとめた複合機は、多くのオフィスで、欠かせない存在になっています。普段は意識しなくても、動かなくなったときに、その存在の大きさを実感する機器です。

複合機は、社内のネットワークにつながることで、本来の力を発揮します。パソコンからの印刷や、スキャンしたデータの共有、ペーパーレス化といった活用も、ネットワークがあってこそ、実現できます。

本記事では、複合機とネットワークの関係、FAXやスキャンの活用、ペーパーレス化の進め方、セキュリティと契約の考え方を、特定のメーカーに偏らない一般的な観点から整理します。

2複合機がネットワークにつながるとできること

2.1複数の人が同じ複合機を共有できる

複合機を社内のネットワークにつなぐと、パソコンから、直接印刷できるようになります。台数を絞って共有することで、機器の費用や、設置スペースを、節約しやすくなります。

2.2スキャンしたデータを、すぐに共有できる

紙の書類を、スキャンして、メールで送ったり、共有フォルダに保存したりできます。書類を、コピーして配る手間を、省けるのも、ネットワークにつないだ利点です。

3接続の方法を考える

3.1有線LANでつなぐ場合

複合機は、有線LANで接続すると、通信が安定しやすく、大量のデータを扱うときにも、向いています。設置場所に、LANの配線が必要になる点には、注意が必要です。

3.2無線LANでつなぐ場合

無線LANで接続すれば、配線を気にせずに、設置場所を決められます。ただし、電波の状態によっては、通信が不安定になる場合があるため、設置場所の電波の強さを、確認しておきましょう。

4FAXの使い方を見直す

4.1紙のFAXから、データで受け取る方法へ

受信したFAXを、紙に印刷せず、データとして、メールなどで受け取る方法があります。紙の使用量を減らせるだけでなく、受信した内容を、離れた場所でも、確認できるようになります。

4.2電話回線との関係を確認する

FAXは、電話回線を使って通信します。電話回線を、光電話などに切り替える場合は、FAXが、そのまま使えるかを、確認する必要があります。機器の対応状況も、あわせて確認しましょう。

5ペーパーレス化への活用

5.1紙の書類をデータにして保管する

請求書や、契約書、申込書などをスキャンして、データで保管すれば、保管場所を減らせ、検索も簡単になります。ただし、保存が義務づけられている書類もあるため、ルールを確認することが大切です。

5.2ファイル名や保存先のルールを決める

スキャンしたデータは、ルールなく保存すると、あとから探せなくなります。ファイル名の付け方や、フォルダの構成を、あらかじめ決めておくことで、ペーパーレス化が、定着しやすくなります。

6セキュリティの基本

6.1管理者の設定とパスワードの管理

複合機には、管理者向けの設定画面があります。初期のパスワードのまま使わず、推測されにくいものに変更し、管理する人を決めておくことが、基本的な対策です。

6.2印刷物の取り忘れや情報漏えいへの対策

印刷した書類を、複合機に置き忘れると、情報漏えいの原因になります。本人が複合機の前に来たときだけ、印刷される機能など、取り忘れを防ぐための機能を、活用しましょう。

6.3機器の更新と廃棄時のデータ消去

複合機のソフトウェアは、定期的に更新して、新しい状態に保ちます。また、機器を入れ替える際や、返却する際には、内部に残ったデータを、確実に消去する必要があります。

7契約と運用の考え方

7.1購入、リース、レンタルの違い

複合機の導入には、購入や、リース、レンタルなどの方法があります。契約期間や、保守の内容、途中で解約する場合の条件が異なるため、使い方に合った形態を選びましょう。

7.2保守契約と印刷量の見積もり

保守契約の内容や、印刷枚数に応じた料金の仕組みを、確認しておきます。月にどの程度の枚数を印刷するのかを見積もることで、適切な機種や、契約を、選びやすくなります。

8トラブル時に備える

紙詰まりや、エラー表示、ネットワークにつながらないといったトラブルは、日常的に起こり得ます。まずは、自社で対応できる範囲と、保守の窓口に連絡するべき範囲を、決めておきましょう。

保守の連絡先や、契約番号を、機器の近くに掲示しておくと、誰でも連絡できます。ネットワークにつながらない場合は、回線やルーターの状態も、あわせて確認することが、原因の切り分けに役立ちます。

9導入や見直しの前に整理しておきたいこと

9.1月間の印刷枚数と主な用途

月にどの程度の枚数を印刷し、コピー、プリント、スキャン、FAXのうち、どの機能を、よく使っているのかを、整理しておきます。実態に合った機種や、契約を選ぶための、基本的な情報になります。

9.2今使っている機能の棚卸し

今使っている機能と、使っていない機能を、一度、棚卸ししてみましょう。必要な機能を絞ることで、費用を抑えられる場合があります。逆に、使いたいのに使えていない機能が、見つかることもあります。

10まとめ｜複合機を「つなげて」使いこなす

複合機は、ネットワークにつなぐことで、印刷の共有、スキャンデータの活用、FAXのデータ受信、ペーパーレス化といった活用の幅が、大きく広がります。接続の方法や、FAXと電話回線の関係を、確認しておきましょう。

セキュリティの対策と、契約や保守の体制を整えることで、安心して長く使えます。自社の使い方を見直しながら、複合機の活用方法を、あらためて考えてみてはいかがでしょうか。