固定電話からIP電話へ｜光電話の仕組みと導入前に確認したいこと

1オフィスの電話は、今も「会社の顔」

メールやチャットが普及しても、取引先からの連絡や、お客様からの問い合わせなど、電話はオフィスにとって、今でも大切な窓口です。電話がつながらない、通話が途切れるといったトラブルは、会社の信頼にも関わります。

近年は、従来の固定電話に代わって、インターネット回線を使った電話サービスを、導入するオフィスが増えています。その代表的なものが、光回線を利用した光電話です。

本記事では、光電話の基本的な仕組みと、従来の固定電話との違い、導入前に確認しておきたい点を、特定の事業者に偏らない一般的な観点から整理します。具体的な条件は、各サービスの案内で確認してください。

2従来の固定電話と光電話の違い

2.1従来の固定電話は電話専用の回線を使う

従来の加入電話は、電話専用の回線を使って、通話を行う仕組みです。電話の機能が、一つの回線に結びついているため、電話を使うために、専用の回線を引く必要がありました。

2.2光電話はインターネットの仕組みで通話する

光電話は、光回線を使い、音声をデータに変えてやり取りする、IP電話の一種です。インターネットの回線を共有して、通話を行うため、電話専用の回線を別に用意する必要がないのが特徴です。

3光電話を導入するメリット

3.1基本料や通話料を抑えやすい

光電話は、従来の固定電話と比べて、基本料や通話料を抑えやすいとされています。ただし、料金の体系は、サービスごとに異なるため、通話の頻度や、通話先を踏まえて、比較することが大切です。

3.2番号や機能の自由度が高い場合がある

複数の電話番号を持てたり、同時に通話できる数を増やしたりできるなど、機能の面で、柔軟に使えるサービスもあります。事業の成長や、拠点の追加にあわせて、拡張しやすいことも利点です。

3.3回線とまとめて管理しやすい

インターネットと電話を、同じ事業者から提供してもらうと、請求や、問い合わせの窓口が一本化されます。管理の手間を減らしたい、小規模なオフィスにとって、大きな利点になります。

4導入前に確認したい注意点

4.1停電時は使えない場合がある

光電話は、ルーターなどの機器に、電力が必要なため、停電時には利用できなくなるのが一般的です。災害時や停電時の連絡手段として、携帯電話など、別の手段を用意しておくと安心です。

4.2光回線の契約が前提となる場合が多い

光電話は、光回線のサービスとセットで契約することが前提となっている場合が多くあります。光回線を使わずに、電話だけを利用できるサービスもあるため、自社の状況に合った契約形態を確認しましょう。

4.3回線の品質に通話が左右される

インターネットの回線を使う仕組みのため、回線が混雑したり、不具合が起きたりすると、通話にも影響が出る可能性があります。通話品質を保つ仕組みが、サービスに備わっているかも、確認しておきたい点です。

5電話番号の引き継ぎについて

5.1今の番号をそのまま使えるか確認する

長年使ってきた電話番号は、取引先や、お客様に知られている大切な資産です。光電話に切り替える際に、今の番号を引き継げるかどうかは、最初に確認すべき重要なポイントです。

5.2引き継ぎには条件がある

番号を引き継げるかどうかは、現在の契約の種類や、地域、切り替え先のサービスによって異なります。引き継げない場合もあるため、申し込む前に、事業者に確認しておきましょう。

6電話機やFAXは使えるのか

6.1既存の電話機を使える場合が多い

光電話では、今使っている電話機を、そのまま接続して使えることが多くあります。ただし、機種によっては、機能の一部が使えなくなる場合もあるため、事前に、対応状況を確認しておくと安心です。

6.2FAXの利用は機器や条件を確認する

FAXを使い続ける場合は、光電話での利用が可能かどうか、また通信の品質上の注意点がないかを、確認します。複合機のFAX機能を使っている場合は、機器の対応状況も、あわせて確認しましょう。

7緊急通報や、番号表示などの確認

7.1緊急通報の取り扱い

光電話からも、警察や消防などへの、緊急通報が可能なサービスが一般的です。ただし、通報時の位置の扱いなど、サービスごとに案内があるため、契約前に、内容を確認しておきましょう。

7.2ナンバー・ディスプレイなどの機能

着信時に、相手の電話番号を表示する機能や、不在時の転送機能などは、業務の効率に関わります。必要な機能が、サービスに含まれているか、追加の契約が必要かを、確認しましょう。

8切り替えのスケジュールと準備

8.1切り替え工事の日程を確認する

電話の切り替えには、工事や、設定作業が伴う場合があります。電話が使えない時間が発生しないよう、工事の日程や、切り替えのタイミングを、事前に確認しておくことが大切です。

8.2社内への周知と代替手段の用意

切り替え当日の流れを、社内に周知し、万が一つながらない場合の、代替手段を決めておくと安心です。担当者の携帯電話への、一時的な転送などを、検討しておきましょう。

9まとめ｜仕組みと条件を理解して、電話環境を見直す

光電話は、光回線を使ったIP電話であり、基本料や通話料を抑えやすい一方で、停電時の利用や、番号の引き継ぎなど、事前に確認すべき点があります。電話機やFAX、緊急通報の取り扱いも、あわせて確認しましょう。

電話は、会社の信頼に関わる大切な窓口です。仕組みと条件をしっかり理解したうえで、自社に合った電話環境を、検討してみてはいかがでしょうか。